Datenschutzerklärung für Aktionäre und deren Bevollmächtigte im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der Hauptversammlung

WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Hawesko Holding SE
Große Elbstraße 145 d
22767 Hamburg
Fax: +49 40-30 39 21 05
E-Mail: [email protected]


WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITEN WIR?

Bei unseren Aktien handelt es sich um Inhaberaktien. Es wird daher kein Aktienregister geführt.

Bei der Vorbereitung der Hauptversammlungen erheben wir personenbezogene Daten der Aktionäre und ggf. Bevollmächtigten: Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, aktionärs- und aktienbezogene Daten (z. B. Aktiengattung, Depotbank, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien), sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung anfallen (z. B. Nummer der Eintrittskarte, Nummer der Stimmkarte, Abstimmverhalten, Anträge, Wahlvorschläge, sonstige Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten).

Wir verarbeiten hierbei Daten, die von Ihnen, den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von den depotführenden Instituten an die Gesellschaft übermittelt werden. Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z. B. die Telefonnummer.


FÜR WELCHE ZWECKE UND AUFGRUND WELCHER RECHTSGRUNDLAGEN WERDEN IHRE DATEN VERARBEITET? VON WEM ERHALTEN WIR WELCHE DATEN?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten und um unsere in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbesondere um
• die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zu der Hauptversammlung abzuwickeln (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Versand von Eintrittskarten, Identitätsprüfung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und Bereithalten zur Einsichtnahme) und
• den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen (insbesondere Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie Ausübung des Stimm-, Antrags- und Auskunftsrechts sowie des Rechts zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hierbei das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG.

Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung der von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen die maßgebliche Rechtsgrundlage.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung einzelner Rechte nicht ermöglichen.

Wir sind darüber hinaus dazu berechtigt, Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu verarbeiten. Um einen solchen Fall handelt es sich beispielsweise, wenn wir Analysen und Statistiken erstellen (z.B. eine Shareholder ID Analyse für die Darstellung der Aktionärsstruktur und -entwicklung, der Handelsvolumina oder einer Übersicht über die größten Aktionäre) oder falls wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. Ein berechtigtes Interesse liegt ferner vor, wenn wir illegale Aktivitäten, Betrug oder ähnliche Bedrohungen verhindern oder aufdecken wollen, um uns vor einem Schaden zu schützen. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen.

Sollten wir weitere personenbezogenen Daten erheben oder erhobene personenbezogene Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.


AN WELCHE KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN WERDEN IHRE DATEN VON UNS GGF. WEITERGEGEBEN?

Zur Abwicklung und Durchführung der Hauptversammlungen nutzen wir externe Dienstleister, z. B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen die Überprüfung der Teilnahme, technische Infrastruktur für die Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlungen, Durchführung von Shareholder ID-Analysen) und Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns jedoch nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach unserer Weisung. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Andere Aktionäre und Hauptversammlungsteilnehmer können Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der Versammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).

Ihre Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union (EU) und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) angehören. Soweit Aktionäre aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR stammen (Drittstaaten), werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. die Einladung zur Hauptversammlung). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zur Hauptversammlung unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaaten finden die Regelungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, kann in diesen Drittstaaten ein geringeres Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von unserer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO.


WIE LANGE SPEICHERN WIR IHRE DATEN?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten.

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Darüber hinaus bewahren wir Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unsere Gesellschaft geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen.


WELCHE RECHTE STEHEN IHNEN NACH GELTENDEM DATENSCHUTZRECHT ZU?

Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze und bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus können Sie die Berichtigung und unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ferner kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (und ggf. die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen) zustehen.


WIDERSPRUCHSRECHT

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen.

In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.


BESCHWERDEN HINSICHTLICH DES UMGANGS MIT IHREN DATEN

Zur Einreichung einer Beschwerde im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unsere verantwortliche Stelle für den Datenschutz unter den eingangs aufgeführten Kontaktdaten wenden, um den Sachverhalt unmittelbar mit uns zu klären. Unabhängig davon haben Sie auch ein Recht, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Stand der Informationen in diesem Dokument: April 2024

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite [www.hawesko-holding.com] zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer etwaigen Änderung dieser Informationen eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen zum Datenschutz an unsere verantwortliche Stelle für den Datenschutz.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen.