Informationen zum Datenschutz für Aktionäre 
der Hawesko Holding AG

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Hawesko Holding AG
Große Elbstraße 145 d

22767 Hamburg
Fax: +49 40 360 232 – 680
E-Mail: datenschutz@hawesko-holding.com

Den verantwortlichen Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen per Post oder per E-Mail unter folgender Adresse:

Hawesko Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Große Elbstraße 145 d
22767 Hamburg
Fax: +49 40 360 232 – 680
E-Mail: datenschutz@hawesko-holding.com

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten Ihre folgenden personenbezogenen Daten:

• Persönliche Daten (z.B. Vor- und Nachname, ggf. Titel, Geburtsname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Sprachkenntnisse, Beruf/Branche, Adresse inklusive einer Historie über Adressänderungen, und weitere Kontaktdaten, Robinson-Kennzeichen)
• Aktionärsdaten (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte für die Hauptversammlung, etc.)
• Informationen zu Ihrem Aktienbestand (Historie über Zu- und Abgänge)
• ggf. Name und Adresse des von Ihnen bevollmächtigten Aktionärsvertreters

Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Bei unseren Aktien handelt es sich um Inhaberaktien.

Bei der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns an die im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecke. Diese umfassen insbesondere die Kommunikation mit den Aktionären und verschiedene Vorgänge im Rahmen der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hierbei das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung der von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

Wir sind darüber hinaus dazu berechtigt, Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu verarbeiten. Um einen solchen Fall handelt es sich beispielsweise, wenn wir Analysen und Statistiken erstellen (z.B. eine Shareholder ID Analyse für die Darstellung der Aktionärsstruktur und -entwicklung, der Handelsvolumina oder einer Übersicht über die größten Aktionäre) oder falls wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. Ein berechtigtes Interesse liegt ferner vor, wenn wir illegale Aktivitäten, Betrug oder ähnliche Bedrohungen verhindern oder aufdecken wollen, um uns vor einem Schaden zu schützen. Bevor wir Ihre Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten, werden wir in jedem Einzelfall prüfen, ob unsere Interessen im Rahmen einer Abwägung gegenüber Ihren Interessen überwiegen. Sie können nähere Informationen zu einer solchen Interessenabwägung bei unserem Datenschutzbeauftragen unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse erhalten.

Wir senden Ihnen Mitteilungen zu den Zwischenberichten der Hawesko Holding Aktiengesellschaft per Post, bzw. Mitteilungen über den Geschäftsverlauf der Hawesko-Gruppe per E-Mail zu, wenn Sie uns dies schriftlich mitgeteilt haben. Wir verwenden Ihren Namen und Ihre Adresse (postalische Zusendung) oder Ihre E-Mail-Adresse (elektronische Zusendung), um ihnen als Aktionär die jeweiligen Informationen zu unserem Unternehmen zukommen zu lassen (Art. 6 (1) lit. b DSGVO).

Sollten wir weitere personenbezogenen Daten erheben oder erhobene personenbezogene Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.

An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben?

Zur Abwicklung und Durchführung der Hauptversammlungen nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen die Überprüfung der Teilnahme, technische Infrastruktur für die Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlungen) und Rechtsberater. Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns jedoch nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach unserer Weisung. Andere Aktionäre und Hauptversammlungsteilnehmer können Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der Versammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.

Ferner nutzen wir externe Dienstleister zur Durchführung von Shareholder ID Analysen.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten.

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Darüber hinaus bewahren wir Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unsere Gesellschaft geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Speicherdauer an unseren Datenschutzbeauftragten.

Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen.

Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu?

Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten einschließlich Informationen wie z.B. die Herkunft und Kategorien der Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger (oder Kategorien davon) und die jeweilige Aufbewahrungsfrist). Darüber hinaus können Sie die Berichtigung und unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ferner kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (und ggf. die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen) zustehen.

 

Widerspruchsrecht bei Datenverarbeitung zur Wahrnehmung berechtigter Interessen

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten Ihre Daten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

 

Die oben genannten Rechte können Sie unter unserer in Ziffer 1 aufgeführten Adresse der Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.

Haben Sie Beschwerden hinsichtlich des Umgangs mit Ihren Daten?

Zur Einreichung einer Beschwerde im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter den eingangs unter Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten wenden, um den Sachverhalt unmittelbar mit uns zu klären. Unabhängig davon können Sie sich auch an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich in Hamburg
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Klosterwall 6, 20095 Hamburg

Stand der Informationen in diesem Dokument: Mai 2018

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite [www.hawesko-holding.com] zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer etwaigen Änderung dieser Informationen eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen.